Funktionsbeskrivning: BOOK-IT Eco

för externa räkningar. Tilläggsmodul.

Övergripande beskrivning

BOOK-IT kan integreras med affärssystem via tilläggsmodulen BOOK-IT Eco. Räkningsunderlag kan överföras direkt till externa ekonomisystem, antingen med SWE-fakturastandard eller som flatfiler. Återrapportering  görs, med automatisk hantering av lån, exemplar och räkningsinformation som resultat. Återlämningar i BOOK-IT av exemplar på räkning kan generera information till ekonomisystemet för kreditering.


Påverkan på befintliga rutiner

Ordinarie räkningsförfarande i BOOK-IT finns kvar – det går att göra inställningar för att en eller flera enheter kan använda Eco medan andra fortsätter som tidigare. Observera att om en enhet tillämpar externa räkningar så gäller det alla räkningar från denna enhet, man kan inte välja att vissa låntagare får vanliga A4-räkningar. Läs mer nedan under Cirkulationsparametrar: Tid sedan föregående kravsteg.
Om en räkning överlämnas till externt ekonomisystem så hanteras skulderna inte alls i BOOK-IT. Betalning kan endast göras i det externa systemet och all försenings- och inkassohantering hanteras externt. Betalningarna är ett automatiserat jobb som ska ske varje dygn.

Externa räkningar visas i låntgarens skuldbild (jämför Inkasso-förfarandet).


De låntagare som har fått Extern räkning kan sökas fram i fönstret Cirkulation | Räkningar, men normalt ska ärendena avslutas genom att låntagaren betalar sin skuld varvid informationen skickas från det externa systemet till BOOK-IT. Aktuella exemplar får då status Betald räkning.

Cirkulationsparametern Räkningar, ersättningsavgift i låntagarskuld gäller inte för Externa räkningar.

Mängd exemplar:
Här kan du söka fram exemplar med status Betald räkning.
Exemplar som finns på Extern räkning kan inte gallras i Mängd exemplar.
Från exemplarposten kan gallring göras, genom att markera rrutan Gallra hårt, som innebär att gallring kan göras fastän exemplaret är utlånat. 

Förberedelser

Kontakta support för att få prisuppgift för att öppna modulen.

Grunddata | Cirkulation | Kravtyper
Välj kravtypen Extern räkning. Ange samma ordningsnummer som för Räkning, och Inbördes ordning 1.

Grunddata | Cirkulation | Meddelandeformat
Välj Meddelandeformat Krav: Extern räkning XML

Grunddata | Cirkulation |Externt ekonomisystem.
Ställ in värden per konto-organisation alternativt för de enheter som som är aktuella för Extern räkning (samma enheter som för Cirkulationsparameter Räkning, extern, se nedan). Värdena ska fyllas i enligt anvisningar sist i denna funktionsbeskrivning.

Grunddata | Allmänt | Adresser egna
Försäkra dig om att rätt användare är valda för e-postadresstyp Ekonomi på konto-organisations-/ enhetsnivå.

Grunddata | Allmänt | Organisationsstrukturer
Skriv in organisationsnummer på kontoorganisations-/ enhetsnivå i delfönstret Externt ekonomisystem, fältet Org.nummer. Denna information tas med i meddelandet till ekonomisystemet.

Administration | Grunddata | Cirkulation | Externt ekonomisystem (läs om inställningarna lite längre ned).

Cirkulationsparametrar:

  • Räkning, extern. Ställ in parametern med värde 1 för den konto-organisation/ de enheter som ska använda Extern räkning.
  • Räkning, hantera räkningsexemplar. Ställ in parametern med värde 1 för den konto-organisation/ de enheter som önskar tillåta återlämning av exemplar på räkning. Denna parameter gäller för såväl Räkningar som Externa räkningar, och gäller samtliga återlämningaar, också s.k flygande återlämningar. Detta innebär att det inte går att låna ut ett icke-återlämnat exemplar på räkning.
  • Meddelandesätt. Välj den konto-organisation/ de enheter som ska använda Extern räkning
  • Tid sedan föregående kravsteg. Välj den konto-organisation/de enheter som ska använda Extern räkning. Ställ in parametern med en grundregel med *****  och antal dagar. Om någon låntagarkategori eller åldersgrupp Barn inte ska få räkning anger du värde 999 för denna/dessa låntagarkategori(er)/åldersgrupp. 

Verktyg | Automatiserade jobb

  • Generera och skicka extern räkning väljs om ni inte vill sköta detta manuellt.
  • Betala Extern räkning måste anges för att betalda räkningar ska hanteras/läsas in.

Administration | Grunddata | Cirkulation | Externt ekonomisystem

För att kommunikationen till ett externt ekonomisystem ska fungera måste uppgifter anges här.
Om kommunikationen sker via SWE-faktura standard så måste de fält som har asterisk-markering i Ledtext-kolumnen fyllas i. Om kommunikationen sker via flatfiler måste fälten Organisation, URL intern samt URL extern anges.

 

Inställningar
 

 

 

Rutiner

Fakturan initieras från BOOK-IT när man genererat krav och efter det valt att skapa en utskrift med formatet "Extern räkning" (alternativt via det automatiserade jobbet).
När de gäller vanlig faktura skickar BOOK-IT sitt interna räkningsnummer som id och får i sin tur tillbaka ett svar från ekonomisystem med status ok om allt fungerat.
Samtliga avgifter kan likställas med en fakturarad. Eventuella kontouppgifter hamnar i fältet "Note".

Kreditfaktura
En kreditfaktura initieras från BOOK-IT när en låntagare lämnar tillbaka ett exemplar där ersättningsavgift finns på en icke ännu betald räkning. BOOK-IT skickar då en kreditfaktura med referens till den tidigare fakturan. Kreditfakturan kommer att ha samma id som ursprungsfakturan eftersom BOOK-IT inte skapar en ny räkning utan enbart tar bort en skuld på befintlig.

Betalningstransaktionen initieras av ekonomisystemet och innehåller BOOK-IT:s interna id för att kunna ta bort betalningen. När en betalningstransaktion når BOOK-IT tolkas det som att hela räkningen är betald, dvs. BOOK-IT hanterar inte delbetalningar av en räkning.

Det finns ett automatiserat jobb under Verktyg | Automatiserade jobb som heter Betala extern räkning. Detta jobb måste väljas för att betalningarna ska fungera i BOOK-IT.

Tips och goda råd

Externa räkningar redovisas inte i låntagarens skuldbild i Arena/BOOK-IT PUB.