Tillbaka till Grunddata

 

Orderregler (leverantörsrelationer)

Lägga till orderregler
Ändra orderregler
Ta bort orderregler
Tips

I detta grunddatafönster presenteras de så kallade leverantörsrelationer som är upplagda i systemet, dvs. kopplingar mellan dina leverantörer och ditt bibliotek. Orderregler måste finnas för att du ska kunna skapa order i inköpsmodulen och i förekommande fall i periodikamodulen (tilläggsmoduler) samt för att systemet ska kunna ta emot en order från en nätbokhandel.

Här kan du lägga till och ändra villkoren för beställningar som behövs vid ditt/dina bibliotek.


Lägga till orderregel

Gör så här för att lägga till en orderregel:

1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Grunddata | Förvärv | Orderregler
3. Klicka på Lägg till...
4. Välj eventuell leverantör. Leverantören hämtas från grunddatafönstret Leverantörer. Uppgiften är inte obligatorisk.
5. Välj eventuell inställning för någon av variablerna enhet eller avdelning. OBS! Anslag är valbart men fungerar bara när du skickar en order från systemet, till exempel via LINK. Ett val av någon av dem utesluter val av en annan. Uppgiften är inte obligatorisk. Om du väljer enhet så syns inte exspektansen när ordern kommer in i BOOK-IT, men du kan ändra till avdelning och placering i efterhand och då syns också expektansen. Om du väljer avdelning är det standardanslaget för den avdelningen som belastats när ordern kommer in.
6. Ange ett kundnummer som ska knytas till de beställningar din orderregel ligger till grund för. Uppgiften är obligatorisk för order via LINK till BTJ och beställningar med ordertypen Online.
7. Välj leveransadress, fakturaadress och kontaktperson för de aktuella beställningarna. Om lämpliga adresser eller utpekad kontaktperson ännu inte registrerats i systemet måste det först göras under Adresser respektive Användare. Klicka på tilläggsknappen (knappen med tre prickar...) för att nå dessa fönster. Uppgifterna om adress och kontaktperson är obligatoriska.
8. Ange eventuellt en kommentar till den orderregel du skapat.
9. Klicka på OK och klicka därefter på Spara eller OK.


Ändra orderregel

Gör så här för att ändra orderregel:

1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Grunddata | Förvärv | Orderregler
3. Markera aktuell rad
4. Klicka på Ändra...
5. Gör din/a ändring/ar. Om du vill ersätta en inställning för enhet, avdelning eller anslag med en annan inom samma grupp måste du först välja alternativet Inget val gjort för den du önskar ersätta.
6. Klicka på OK och klicka därefter på Spara eller OK


Ta bort orderregel

Gör så här för att ta bort orderregel:

1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Grunddata | Förvärv | Orderregler
3. Markera aktuell rad
4. Klicka på Ta bort
5. Klicka på Spara eller OK.

Tips

Tänk på att bara använda ett kundnummer en gång per leverantör. Du kan lägga dina orderregler på enhets- eller avdelningsnivå. Orderreglerna måste omfatta alla avdelningar som du kommer att göra eventuella avvikelser på hos de olika medieleverantörerna. Om du lägger orderregler på enhetsnivå (till exempel: bab) så omfattar det alla avdelningar (till exempel: babv, babb, babf, babm) som är knutna till den enheten.

Om du har många beställningar till babv och babb bör dessa ha varsitt kundnummer, om du har lite färre till babf och babm kan dessa dela på ett kundnummer (för att slippa en massa olika inloggningar hos AdLibris/Bokus/FörlagEtt) som är knutet till enheten bab.
Observera! Om man inte gör avvikelse till avdelning och ordern går in på enhetsnivå, går det inte att reservera den beställda titeln vare sig via Expertsök eller Axiell Arena/BOOK-IT PUB.

Det är bra att ha en grundinställning i fönstret Orderregler, som garanterar att du kan skicka iväg beställningar även om det inte finns en exakt passande leverantörsrelation. Denna grundinställning består av *, det vill säga Inget val gjort, fram till listrutorna Leveransadress, Fakturaadress och Kontaktperson. Dessa tre fält är obligatoriska, och måste fyllas i för att du ska kunna spara. Om du inte har denna grundinställning riskerar du att få felmeddelandet "Hittade inte leverantörsrelationen" när du skapar order till en leverantör, enhet, avdelning, anslag eller kundnummer som inte täcks av någon information i Orderregler. Du får helt enkelt fundera över vilket som blir mest praktiskt utifrån hur ni arbetar och hur ditt biblioteks organisation ser ut. Varje kundnummer till AdLibris/BOOK-IT (förmodligen också FörlagEtt) är knuten till en specifik inloggning på deras webbplatser. Hos Btj kan du använda samma inloggning för att komma åt flera kundnummer, där varje kundnummer är knuten till en specifik enhet eller avdelning i BOOK-IT:s orderregler.

När det gäller orderregler för leverantörerna AdLibris, Bokus, BTJ (Media Direkt och Digitala Häftet) och FörlagEtt, där beställningarna automatiskt ska föras över till inköpsmodulen, kan dessa inte enbart kopplas till anslag. 
Läs mer i funktionsbeskrivningen Förvärv | Orderbekräftelse

Tillbaka till Grunddata