Funktionsbeskrivning:
Förvärv | Orderbekräftelse

Övergripande beskrivning

När du beställer medier från vissa leverantörers webbplatser kan du få orderbekräftelser skickade direkt till din inköpsmodul. Därmed skapas en beställningspost med uppgift om författare, titel, signum, katalogpostleverantör (BURK eller Libris) antal beställda exemplar, pris och leveransdatum.

För närvarande fungerar detta för nätbokhandlarna AdLibris, Bokus, BTJ (Media Direkt och Digitala Häftet) samt FörlagEtt.

När du beställer via AdLibris visas texten Lägg in din beställning i Axiell BOOK-IT. Genom att klicka på knappen Skicka sänder du beställningsposten till din egen inköpsmodul.

När du beställer via Bokus visas texten BookIT-användare? Överför kundordern till ditt lokala BookIT-system: Genom att klicka på knappen Överför kundorder sänder du beställningsposten från Bokus till din egen inköpsmodul.

När du beställer via BTJ Media Direkt och Digitala Häftet skickas beställningsposten automatiskt till BOOK-IT. Om du även vill ha katalogposten markerar du kryssrutan BP (Bibliografisk post) i vyn över kundvagnen.

När du beställer via FörlagEtts hemsida visas texten Klicka här för att lägga in din order i BOOK-IT. Därefter kommer du till en sida som säger såhär: "Lägg in din beställning i Axiell BOOK-IT. Innan du skickar in din beställning i Axiell BOOK-IT har du chansen att ange en anmärkningsrad för varje titel." Genom att klicka på knappen Skicka sänder du beställningsposten från FörlagEtt till ditt inköp.

Påverkan på befintliga rutiner

Vid beställning via AdLibris, Bokus, BTJ (Media Direkt och Digitala Häftet) och FörlagEtts hemsida behöver du inte längre göra motsvarande beställning i BOOK-IT, utan beställningsposten – orderbekräftelsen - hamnar direkt i inköpsmodulen. Beställningsposten uppgifter om författare, titel, signum, katalogpostleverantör (BURK eller Libris), beställande enhet/avdelning, standardplacering (om orderreglerna är satta på avdelning), eventuellt standardanslag (om orderreglerna är satta på avdelning), pris, antal och leveransdatum. Uppgifterna om avdelning/placering/anslag är kopplade till din inloggning hos respektive leverantör som i sin tur är kopplad till ett kundnummer. Kundnumret ska vara kopplat till en enhet eller avdelning i fönstret Orderregler, se nedan under Förberedelser.

Leverantörerna skickar med BURK:s eller Libris titelnummer, om katalogposten finns, vilket innebär att om katalogposten inte finns i kundens databas så importeras den automatiskt från BURK eller Libris. Detta under förutsättning att du har bibliografisk service från Btj med exspektansinformation eller Libris batchimport och har ställt in uppgifter om leverantörer av katalogposter.
Läs mer om hur du ställer in uppgifter om Leverantörer, katalogposter. Om katalogposten inte finns hos Libris skapas en enkel katalogpost med titelnummer som senare uppdateras såväl i Libris som i din biblioteksdatabas om ditt bibliotek är registrerande Libris-bibliotek.

I de fall då titelnummer inte skickas med så är beställningsposten bara sökbar i inköpsmodulen och du ser inte exspektansen i Expertsök (som ett B), BOOK-IT PUB eller Axiell Arena. Systemet kan nämligen inte automatiskt koppla ihop beställningsposten med katalogposten när titelnummer saknas. För att få exspektansen synlig i Expertsök och i BOOK-IT PUB / Axiell Arena krävs att du kopplar en katalogpost till beställningen. Detta gör du genom att importera posten eller katalogisera den själv och koppla dess titelnummer till beställningsposten i inköpsmodulen, via knappen Sök.
Läs mer hur du gör det under Inköp | Beställning.

Om du markerat kryssrutan BP för dina beställningar från BTJ Media Direkt visas exspektansen i Expertsök så fort katalogposten levererats.

Förberedelser

Kontakta AdLibris/BTJ/Bokus/FörlagEtt för att få kundnummer, användarnamn och lösenord och för att meddela dem namnet på er webb-server samt eventuellt schema om biblioteket finns på Axiells hotell eller delar server med andra kommuner. Uppgifterna kan se ut såhär: opac.almtuna.se, schema bookit7.

Administration | Grunddata | Förvärv | Leverantörer
Lägg upp AdLibris som leverantör. Kortnamnet ska vara AdLibrisdet vill säga med versalt A och L.

Lägg upp BTJ som leverantör. Kortnamnet ska vara BTJ-MD

Lägg upp Bokus som leverantör. Kortnamnet ska vara Bokus.

Lägg upp FörlagEtt som leverantör. Kortnamnet ska vara ForlagEtt, det vill säga med versalt F och E.

I listrutan Ordertyp väljer du Online, i listrutan Typ väljer du Inköp och i listrutan Visningsformat väljer du Online.

 

Administration | Grunddata | Förvärv | Orderregler
Lägg upp så kallad leverantörsrelation/er mellan dina aktuella leverantörer (AdLibris, BTJ Media Direkt, Bokus och/eller FörlagEtt) och ditt bibliotek i fönstret Orderregler. Din inloggning hos respektive leverantör är kopplad till ett visst kundnummer, som ska anges Orderregler. Ett kundnummer till en leverantör kan bara förekomma en gång i fönstret Orderregler.

Det är kundnumrets koppling till enhet eller avdelning som styr hur orderbekräftelsen ser ut i beställningsfliken, det vill säga vilken enhet eller avdelning (med eventuellt standardanslag) som beställningen hamnar på i BOOK-IT. Du kan inte koppla kundnumret till ett särskilt anslag i fönstret Orderregler, men om du lägger orderreglerna på avdelningsnivå kommer respektive anslag att belastas om avdelningarna är kopplade till standardanslag i BOOK-IT. Läs mer under Avdelningar.

Utökning av orderbekräftelser

När man beställer titlar från AdLibris, Btj:s handelsplats, Bokus och FörlagEtt kan man nu ange till exempel avdelning, placering och anslag per beställd titel.

Nedanstående informationen kan kompletteras på webbplatsen och komma med i orderbekräftelser (beställningsposterna) till BOOK-IT med följande information:

• Avdelningskod (ange exakt såsom den är angiven i BOOK-IT, oftast fyra bokstäver i gemener)

• Placeringskod (ange koden för placering, till exempel 01 för "öppen hylla")

• Cirkulationskategori (ange exakt, med gemener och versaler, hur cirkulatationskategorin är registrerad i din databas)

• Anslag (ange exakt, med gemener och versaler, hur anslaget är registrerat i din databas)

• Avvikande hyllsignum

• Avvikande lånetid

Om du vid beställningen anger en specifik cirkulationskategori eller placering ska denna användas även om beställningen hamnar på kontoorganisations- eller enhetsnivå. Beställningen kan ju hamna på konto- eller enhetsnivå, enligt orderreglerna, om man inte lägger en specifik avdelning vid beställningstillfället.

Om något värde är felaktigt när orderbekräftelsen läses in i BOOK-IT så kommer beställningen läggas in enligt nedan och ett mejl skickas till inköpsansvarig med information om felaktigheter.

I de fall man har angivit en avdelning som inte finns i BOOK-IT kommer systemet att försöka hitta en organisation via aktuellt kundnummer i Grunddata | Förvärv | Orderregler.

  • Om man angivit en placeringskod som inte finns så kommer standardplacering för beställningens avdelning att hämtas. Om denna saknas så sätts ingen placering.

  • Om man angivit en anslagskod som inte finns så kommer standardanslag för beställningens avdelning att hämtas. Om beställningen ska hamna på avdelningsnivå kommer anslag att sättas enligt följande prioriteringsordning:

1. Om man angett ett specifikt anslag på beställningen ska detta sättas. Om man angett ett felaktigt anslag ska man gå vidare ner i prioritetsordningen.

2. Sätt standardanslag från avdelningsnivå.

3. Sätt standardanslag från enhetsnivå.

4. Sätt standardanslag från kontoorganisationsnivå.

  • Om standardanslag på avdelning saknas hämtas detta i Grunddata | Allmänt | Organisationsstrukturer. Om detta saknas så sätts inget anslag.

  • Om man angivit en cirkulationskategori som inte finns så sätts ingen cirkulationskategori på beställningen.

Tips och goda råd

Du kan söka fram alla beställningsposter som saknar titelnummer och därmed även saknar exspektans i Expertsök och BOOK-IT PUB / Axiell Arena. Det gör du genom att välja alternativet Utan titelnummer i listrutan Status i fönstret Inköp | Beställning.

Om du väljer att beställa flera exemplar av samma titel via ett kundnummer som är knutet till en viss enhet i orderreglerna, men vill placera dem på en annan enhet/avdelning/placering kan du göra på två olika sätt.

1. Öppna fönstret Inköp | Beställning, sök fram aktuell beställning och gå till fliken Beställning. I det undre delfönstret Beställningsinformation: markera aktuell beställning och ändra antalet till så många som ska till samma enhet/avdelning/placering, klicka på Uppdatera. Klicka på Lägg till och lägg till en beställning på det antal som ska till samma enhet/avdelning/placering. Klicka sedan på Skapa order och välj: Verkställ order, skickas ej till leverantören.

2. Vid ankomstregistreringen i fönstret Inköp | Ankomstregistrering, ankomstregistreras alla exemplar du har beställt. När du lokaliserar dem väljer du den enhet/avdelning/placering där respektive exemplar ska placeras. Detta förutsätter förstås att användaren har behörighet till de aktuella enheterna och anslagen.