Inställningar

Avdelning
Välj den kontoorganisation, enhet eller avdelning i listrutan du vill ankomstregistrera medier för. (Du kan bara ankomstregistrera för de enheter/avdelningar som du är behörig till enligt Användare | Orderrättigheter.)

Klicka på Lägg till. Det fungerar inte att lägga filter som blandar enheter och avdelningar, utan du måste välja antingen eller.

Om du ångrar något val: markera raden och klicka på Ta bort.

Fakturakontroll

I den högra grupprutan väljer du vilken typ av fakturakontroll du vill ha genom att markera en radioknapp. Du väljer standardinställning i fönstret Organisationsstrukturer.

Automatisk innebär att fakturans belopp godkänns av BOOK-IT utan kontroll av dig. Systemet räknar med att de vid beställningstillfället angivna beloppen stämmer.

Manuell innebär att du själv kontrollerar, gör eventuella justeringar och godkänner de fakturerade beloppen.

Ingen innebär att ingen fakturakontroll sker, det vill säga att de vid beställningstillfället angivna beloppen behålls utan att vare sig godkännas eller ändras. Fälten Fakturanr och Bet.-dag i fönstret Ankomstregistrering är då inte skrivbara.

Klicka på Fortsätt.

Ankomstregistrering

Du har olika möjligheter att söka fram de titlar du vill ankomstregistrera. Du kan söka på:

Titelnummer, Författare, Titel, Artikelnummer, ISBN och/eller Leverantör.
(Du kan bara söka på ISBN om det finns inlagt i titelinformationen, vilket inte är fallet med beställningar gjorda från LINK-listor.

Titlar beställda från BTJ söker du enklast upp genom att med scanner läsa in titeletiketten i fältet för titelnummer. Då behöver du inte klicka på Sök.

Sökning på författare sker med efternamn, förnamn, alternativt endast efternamn.

Sökning på titel måste inledas med första ordet i titeln, även om detta till exempel är en bestämd eller obestämd artikel. Alternativt kan du inleda titelsökningen genom att vänstertrunkera med trunkeringstecknet *.

Trunkering är möjlig redan efter/före ett tecken. Vid sökning på författare eller titel sker automatisk högertrunkering.

Klicka på Sök för att utföra sökning.

Resultatet av sökningen presenteras till höger i grupprutan Beställningar. I det övre fältet visas för varje träff Hyllsignum, Författare, Titel, Bandtyp samt Leverantör.

I det nedre fältet visas för varje träff varning för eventuella Reservationer, uppgift om vilken Avdelning och Placering titeln är beställd till, vilket Anslag som belastas, antal Beställda, antal Resterande (d v s ännu ej levererade), antal Tidigare reklamerade, antal GodkändaReklamerade eller Ersatta exemplar samt markering för eventuell Kortbeställning.

Det som visas i det nedre fältet är kompletterande information till den rad som för tillfället är markerad i det övre fältet. En titel i det övre fältet kan alltså ha flera rader kopplade till sig i det nedre fältet.

Längst ner i samma gruppruta finns en rad som visar det sammanräknade antalet beställda, resterande, tidigare reklamerade, godkända, reklamerade samt ersatta exemplar för den titel som är markerad.

Kontrollera i det övre visningsfältet att den titel du vill ankomstregistrera är markerad innan du går vidare till grupprutan Registrering.

Ställ markören i fältet Fakturanr och ange numret på den aktuella fakturan. Om du valt att inte använda dig av fakturakontroll är fältet inte skrivbart, dvs grått.

I fältet Bet.-dag fyller du i betalningsdag för fakturan. Detta är inte obligatoriskt, men om fältet fylls i kan du senare söka på detta i fönstret Fakturakontroll. Om du valt att inte använda dig av fakturakontroll är fältet inte skrivbart, dvs grått.

I fältet Godkända fyller du i det antal godkända exemplar du har fått vid leveransen.

Om du ska reklamera skadade eller saknade exemplar fyller du i antal i fältet Ej godk. (BOOK-IT har dock ingen reklamationsrutin för Inköp.)

Om leveransen innehåller ersättningsexemplar för tidigare reklamerade exemplar fyller du i antal i fältet Ersatta.

Om leveransen är helt i sin ordning trycker du på Retur tre gånger, för att komma till fönstret Lokalisering. Detta är samma sak som att klicka på FördelaGodkänn fördelning och Lokalisera.

När du klickar på Fördela  (eller trycker Retur första gången) kommer de levererade exemplaren att fördelas på de beställande avdelningar som är markerade. Du ser resultatet av fördelningen i visningsfältet ovanför.
Om du är nöjd med fördelningen: klicka på Godkänn fördelning (eller tryck Retur en gång till). Detta gör du alltid när antalet levererade exemplar stämmer med antalet beställda.

Klicka på Lokalisera.

Om du inte är nöjd med fördelningen av de exemplar som levererats ur en beställning av fler exemplar: klicka på Ångra fördelning. För att istället styra fördelningen i detalj ska du markera önskade beställningar i det nedre visningsfältet. För varje enskild beställning kan du fylla i antal godkända, reklamerade eller ersatta exemplar och sedan klicka på Fördela och Godkänn fördelning för att bekräfta dina inmatningar. Klicka på Lokalisera.

Lokalisering

När du tryckt Retur tre gånger öppnas fönstret Lokalisering eller, om kryssrutan Flerbandsverk är markerad, fönstret Lokalisera (i den ordinarie lokaliseringsrutinen).

Om beställningen inte har ett titelnummer, och därmed inte kan vara kopplad till en katalogpost får du upp följande dialogruta: "Beställningen saknar titelnummer och måste lokaliseras via Expertsök. Vill du avsluta beställningen med status Levererad?" Klicka på Ja eller Nej. Nej är markerad.

Lokalisering (ej flerbandsverk)

PV Nyförvärv

I listrutan Lokaliseringstyp: kan du välja Nyförvärv eller Retroaktiv. Om du har tilläggsmodulen Flytande bestånd finns även alternativen: Nyförvärv, flytande och Retroaktiv, flytande. Läs mer här om lokalisering av så kallat flytande bestånd. Ange Giltighetstid, Placeringstyp och Enhet.
Kryssrutan Nyutgiven är markerad som förval. Avmarkera den om boken är ett nyförvärv men inte nyutgiven. Detta har betydelse för nyförvärvslistorna. Ska du lokalisera ett nyförvärv måste exemplaret antingen vara knutet till en katalogpost, eller vara försedd med en informationsbärande etikett.

I nästa ruta får du information om det/de exemplar du arbetar med. Här ser du uppgifter om eventuella reservationer, avdelningar, placeringar, antal ännu ej lokaliserade exemplar, eventuella anmärkningar samt eventuella kortbeställningar.

I grupprutan Placering är de uppgifter om avdelning och placering som du angav vid beställningstillfället förvalda värden i listrutorna. Du har möjlighet att ändra dessa värden.

I grupprutan Avvikande väljer du eventuell status i listrutan Status, skriver du in eventuellt avvikande hyllsignum, i listrutan Cirk. kategori väljer du eventuell särskild cirkulationskategori och i fältet Lånetid skriver du in en eventuell särskild lånetid för just detta exemplar, i antal dagar.

I grupprutan Exemplar kan du markera kryssrutan om du vill skriva in ett pris, publikationsnummer, extern information (syns i BOOK-IT PUB och Axiell Arena) eller en exemplarspecifik anmärkning.

Fältet Pris används för att ange ett pris på exemplaret. Detta pris visas sedan i explarinformationen.

Fältet Publ. nr används framförallt vid lokalisering av tidskrifter. Här skriver du in årgång och aktuellt nummer, till exempel enligt följande: 2016:10.Om du kommer på i efterhand att du skulle lagt in publikationsnummer eller en anmärkning kan du göra det i Exemplarinformation.

Fältet Extern info använder du för att ange information om exemplaret som ska visas publikt till exempel löpnummer på skivor eller filmer, som visas i BOOK-IT PUB och Axiell Arena.

Fältet Anmärkning används för exemplarspecifika anmärkningar, och kommer inte att synas i katalogposten, utan endast i exemplarinformationen.

Läs in etiketten i fältet Etikettnr med skanner. Du kan också knappa in siffrorna för hand (hoppa över de två sista kontrollsiffrorna) och trycka Retur.

Fältet Extra etikett öppnar sig automatiskt om den första etiketten som läses in är en intelligent etikett. Då kan du läsa in ytterligare en etikett. Lokaliseringen verkställs direkt och du får kvittens på detta genom att exemplaret visas i fältet längst ner.

I rutan Titelnr ser du vilket titelnummer som aktuell beställning är knuten till.

Lokaliserade exemplar
Om lokaliseringen fungerade visas exemplaret i rutan längst ner. Om det av någon anledning inte fungerade visas detta i fliken Ej uppdaterade tillsammans med ett felmeddelande. Den senast lokaliserade boken hamnar först i listan. I listan kan du se hyllsignum, avvikande hyllsignum, huvuduppslag, publikationsnummer, anmärkning och etikettnummer för den lokaliserade boken.

PV Nyförvärv
En ny status har skapats som innebär att när exemplaret är lokaliserat och under arbete, så syns det i Expertsök som PV Nyförvärv och i Arena/BOOK-IT PUB som Ej tillgänglig/Inte inne. Det går att reservera titeln när den har denna status. När exemplaret återlämnas fångas eventuella reservationer in och status PV Nyförvärv försvinner automatiskt. 
Om man inte vill se status PV Nyförvärv på sin inloggade användare så kan man ändra det i fönstret Verktyg | Inställningar (alternativt via kugghjulet i menyraden eller fönstret Administration | Användare), genom att markera kryssrutan Visa lokaliserat ej återlämnat material som tillgängligtStandard-inställningen är att du ser status PV Nyförvärv. Observera att även om man väljer att visa exemplaren som tillgängliga i Expertsök så betyder det inte att de har återlämnats och kommer med på plocklistor. De som vill visa materialet som tillgängligt i Arena/BOOK-IT PUB behöver ändra inställningen för de aktuella användarna i Administration | Användare i fliken Allmänt. OBS! Du hittar kryssrutan i den första fliken eftersom denna inställning är densamma som gäller för Expertsök.
 

Etikettutskrift. Om du vill göra en utskrift av en ryggetikett eller en bibliografisk etikett måste du välja etikettyp och antal innan du läser in exemplarnummer. Se anvisningarna för etikettutskrifter (i avsnittet om Lokalisering).

När exemplaret är lokaliserat klickar du på Stäng. Du kommer då tillbaka till fönstret Ankomstregistrering, där du kan söka upp nästa titel för ankomstregistrering.

Lokalisering av flerbandsverk

Om titeln är ett flerbandsverk ska du markera kryssrutan Flerband innan du klickar på Lokalisera. Detta gäller endast flerbandsverk som är beställda som en titel, det vill säga endast har en exspektanspost, vilket ofta är fallet med till exempel talböcker. Anledningen är att BOOK-IT då automatiskt importerar katalogposter för samtliga delar av verket, om biblioteket har avtal om bibliografisk service från Btj samt att boken ska ha en intelligent etikett. Katalogposterna levereras under natten.

Följ den ordinarie rutinen för lokalisering. Du måste ange avdelning och placering, eftersom denna information inte följer med från inköpsmodulen till det ordinarie lokaliseringsfönstret.

För flerbandsverk som har en exspektanspost för varje del, vilket brukar gälla för till exempel uppslagsverk, ska inte kryssrutan markeras.

Tips

Du ska alltid återlämna nylokaliserade exemplar för att är eventuella reservationer ska fångas in och att reservationsmeddelande ska kunna skapas och skrivas ut samt för att exemplaren ska komma med på plocklista om biblioteket använder det.

Du kan inte ändra anslag i ankomstregistreringen. Istället måste du göra eventuella justeringar manuellt i Anslagsuppföljning.

Tänk på att en förutsättning för att anslagsuppföljningen ska stämma är att alla som ankomstregistrerar väljer samma typ av fakturakontroll.