(Periodika är en tilläggsmodul i BOOK-IT)
Prenumeration

Sökning
Registrering av titeluppgifter
Utgivningsregler
Prenumeration

En förutsättning för att kunna lägga beställningar och ankomstregistrera i periodikamodulen är att användarna har behörighet till aktuella menyalternativ i periodikamodulen, samt även behörighet att arbeta med avdelningar och anslag, vilket ges i fönstret Administration | Användare, via knappen Orderrättigheter.

Det finns möjligheter att lägga restriktioner, i fönstret Administration | Behörigheter, på menyalternativet Periodika | Prenumeration, för att personal till exempel personal i informationsdisken ska kunna få ta del av uppgifterna i periodikamodulen utan att kunna göra några ändringar eller tillägg.

Menyalternativet Periodika finner du under Förvärv.

Fönstret består av fyra flikar:

Sök
Träfflista
Titel
Prenumerationer

Sök

I fliken Sök  kan du söka på de tidskrifter som är inlagda i periodikamodulen. Det finns flera olika sökmöjligheter:

I fältet Titel, delfönstret Sök titel, kan du söka på samma sätt som i Expertsök. Du kan söka på enstaka ord i titeln och trunkera efter tre tecken. Du kan till exempel även söka på hyllsignum (081 h). Du kan trunkera hyllsignum redan efter ett tecken om du använder kvalifikatorn hy, p*/hy. Andra katalogpostfält som är sökbara i titelfältet är bland andra Förkortad titel (246 a) , ISSN (350 c), Anmärkning (596 p) och Ämne (690 c). Du kan även göra en totalutsökning genom att skriva in *.


I delfönstret Sök periodika kan du filtrera på följande i listrutor:

Avdelning - du kan söka på de avdelningar som du har behörighet till.
Leverantör - du kan söka på de leverantörer som visas i periodika-modulen.
Hanteringstyp - här hittar du de hanteingstyper som du ha registrerat i grunddata.
Stat 1/Stat 2 - här hittar du de värden som du registrerat i grunddata. 
Användare - här kan du söka fram vad olika användare har lagt in för periodikatitlar.

I delfönstret Sök via koder kan du söka på följande koder:
Via artikelnummer.
Via SISAC-kod (Serials Industry Systems Advisory Committee). SISAC-kodens första nio tecken består av tidskriftens ISSN.
Via EAN-kod (European Article Numbering). EAN-kodens första åtta siffror är gemensamma för alla nummer av samma tidskrift.

Längst ner, i delfönstret Prenumerationsstatus, finns tre kryssrutor:

Aktiv - innebär pågående prenumerationer.

Avslutad - innebär avslutade prenumerationer.

Ej aktiverad - innebär tidskrifter som är registrerade i modulen, men som varken är pågående eller avslutade, till exempel tidskrifter som undersöks för eventuell framtida prenumeration.

Om du inte markerar någon av dessa kryssrutor innebär det att du söker på allt oavsett prenumerations-status.

Välj söksätt och klicka på Sök.


Träfflista

Om din sökning genererar mer än en träff resulterar det i en träfflista. Markera aktuell titel och klicka på Visa alternativt fliken Titel. Du kan också dubbelklicka på aktuell titel. I fönstret får du uppgift om tidskriftens Titel, Hylla, Leverantör, Stat1, Stat2, Ämne och Språk.


Titel

Fliken Titel består av två huvuddelar. Den vänstra delen presenterar bibliografiska uppgifter, medan den högra delen visar årsvis information, uppgifter om pris,  numrering och utgivningsfrekvens.


Registrering av titeluppgifter

För att kunna arbeta med periodikamodulen ska du börja med att lägga in de tidskrifter du har pågående prenumerationer på. Det gör du genom att sända in en [Översiktspost] för varje tidskrift med hjälp av listrutan Sänd till i fliken Katalogpost i Expertsök. Välj alternativet Periodika.

Du ska bara överföra själva  [Översiktspost] första gången du lägger in en tidskrift i periodikamodulen. Denna  [Översiktspost] fungerar i periodikamodulen som ett slags baspost för årgångsposterna. Året därpå skapar du en Årsvis information via en årskörning och generar en utgivninsplan för det aktuella året.

Katalogposter som fungerar som basposter kan inte gallras så länge de används i periodikamodulen.

De gula fälten är inte uppdateringsbara i Periodika, utan ändringar måste göras i Katalog | Expertsök | Katalogisering.

Allmänt gäller att fält med ledtext i fetstil är obligatoriska.

Välj leverantör från listrutan Leverantör.

Ange eventuellt en lokal anmärkning. Denna anmärkning visas endast i denna flik samt vid ankomstregistreringen.

Ange i fältet Dgr före förs. hur många dagar som ska passera innan första förseningspåminnelse ska skickas till leverantören. Om du inte vill använda dig av denna funktion låter du fältet vara tomt.

I fältet Dgr mellan anger du hur många dagar som ska passera innan ytterligare påminnelser skickas. Totalt antal förseningspåminnelser som ska skickas definieras i systemparametern PE_MAX_REMINDER. Grundinställningen är 3. Om du inte vill använda dig av denna funktion låter du fältet vara tomt.

Ange aktuella koder i fälten EAN resp. SISAC. I EAN-numret är det de första åtta siffrorna som är gemensamma för alla nummer av samma tidskrift. Om du lägger in EAN-koden kan du använda dig av den för att senare enkelt söka upp tidskriften i ankomstregistreringen. Om du inte vill använda dig av denna funktion låter du fältet vara tomt.

Ange artikelnummer i fältet Artikelnummer. Om du inte vill använda dig av denna funktion låter du fältet vara tomt.

Ange hur många nummer per år tidskriften beräknas utkomma med. Om du inte vill använda dig av denna funktion låter du fältet vara tomt.

De två statistikfälten Stat1 och Stat2 är statistikfält där du själv definierar innehållet under Administration | Grunddata | Förvärv | Periodika. Via dessa två fält kan du göra utsökningar i periodikamodulen. Om du inte vill använda dig av denna funktion låter du fältet vara tomt.


Klicka på Lägg till.

Tänk på att efter att du gjort ett tillägg eller en ändring i något av de vita fälten måste du klicka på Ändra och därefter på OK eller Spara.

När du klickat på Lägg till skapas automatiskt en rad för innevarande år i den övre högra delen av fönstret. Detta delfönster innehåller Årsvis information. Det är i detta fönster som kopplingen görs mellan [Översiktspost] och årgångsposter via fältet Katalogid.

Det är endast uppgift om innevarande år som skapas när du klickat Lägg till, efter att ha skickat in  [Översiktspost] från Expertsök. Om du vill kan du komplettera det med uppgifter om:

Beställt belopp, dvs kostnaden för en prenumeration (endast om du vill ha en koppling till anslagsuppföljningen)

Valuta (endast om du vill ha en koppling till anslagsuppföljningen)

Katalog-id. Katalog-id är endast nödvändigt att registrera om du ska lokalisera tidskriftsexemplar. Sök årgångspost innebär att systemet söker upp och automatiskt lägger in katalog-id för det aktuella året

Betald faktura (markerar du om/när du vill markera att en faktura är betald och endast om du vill ha en koppling till anslagsuppföljningen)

Bokföringsår ( anger det budgetår som ska belastas. Året hämtas från systemparametern DEF_PE_BUDGET_YEAR.)

Fakturerat belopp (här ändrar du om det fakturerade beloppet inte överensstämmer med det beställda beloppet)

I fältet Förfallodag kan du ange fakturans sista betalningsdag, vilket inte är obligatoriskt.

Fältet Faktura nr måste däremot innehålla information för att du ska kunna spara dina ändringar.

Om du inte markerar Betald faktura och anger de kompletterande uppgifterna, kommer det beställda beloppet att fortsätta belasta anslaget, och det kommer att ligga kvar i kolumnen Beställt i Anslagsuppföljning. Om du får samtliga dina prenumerationer från samma leverantör, och får en samlad faktura, kan du istället välja att ange 0 i Beställt belopp, och i efterhand lägga till hela fakturabeloppet som en justering i Anslagsuppföljningen.

(I Förvärv | Anslagsuppföljning ser du vilka prenumerationerna är när du klickar på Pren.)


Klicka på Ändra om du ska uppdatera befintliga uppgifter.
Om du ska ta bort årsvis information, markera aktuell rad och klicka på Ta bort.
Avsluta genom att klicka på Spara eller OK.

Tips

Vill du kopiera en titel som har en annan leverantör? 
Gå till fönstret Periodika | Prenumeration och fliken Titel. Ange en annan leverantör och klicka på Lägg till så kopieras befintlig titel till ny leverantör. När du sedan klickar på Generera har regelverket kopierats och du har fått med dig utgivningsplanen till den dubblerade titeln.


Utgivningsregler

Om du vill kan du ange ett regelverk för tidskriftens utgivningsmönster som resulterar i en utgivningsplan.

Utgivningsplanen ligger till grund för ankomstregistreringen.

En utgivningsplan är nödvändig att ha om du vill kunna använda dig av funktionen Förseningspåminnelse.

Om du inte skapat en utgivningsplan kan du välja att istället visa uppgift om antal förväntade nummer per år. Detta anger du i ett inmatningsfält i fliken Titel.

I den nedre högra delen av fönstret visas tidskriftens utgivningsplan. Om du vill skapa en utgivningsplan, ska du först ange dess regelverk, och därefter generera den.

Klicka på Regel. Fönstret Regel består av två huvuddelar: Publikationsnummer och Periodikum kommer.

I delfönstret Publikationsnummer anger du hur publikationsnumret ska byggas upp. Exempel: publikationsnumret 2015:01 består av två nivåer,  dvs år och nummer. Publikationsnumret 2015:1:01 består av tre nivåer, dvs år, volym och nummer. Du kan totalt ange fyra nivåer i ett publikationsnummer.

Exempel: Månatlig tidskrift med två nivåer bestående av årgång och nummer.

Nivå 1. Ange Antal 1. Starta med 2017.

Nivå 2.  Ange Antal 12. Ange Starta med 1.

Det är inte nödvändigt att ange årtalet i publikationsnumret utan om du vill kan du nöja dig med att ange själva numreringen.

Detta exempel illustrerar att en tidskrift kommer ut med tolv nummer per år, och att numreringen startar om varje nytt år. I exempelrutan ser du hur numreringen kommer att fungera vid generering av utgivningsplanen.

Kryssrutorna under rubriken Starta om markerar du om du till exempel vill ange att en tidskrift utkommer med två volymer, och att numreringen startar om för volym 2.

I delfönstret Periodikum kommer definierar du regelverket kring utgivningsfrekvenser, vilket du kan göra med antingen vecko- eller månadsregler.
Du har också möjlighet att fördela ett antal nummer jämnt över året.

Exempel: Veckotidskrift. Markera radioknappen Varje vecka på och markera kryssrutan för aktuell veckodag.

Exempel: Tidskrift som ut kommer på tisdagar varannan vecka. Markera radioknappen Var och skriv in 2. Markera kryssrutan för tisdag.

Exempel: Tidskrift som utkommer med 50 nr om året. Markera radioknappen Fördela och skriv in 50.

Exempel: Tidskrift som bara utkommer med 2 nr om året. Använd inte radioknappen Fördela eftersom resultatet inte blir så bra. Peka istället ut när den kommer i regelverket eller lägg in utgivningsdagen direkt i kalendern, genom att klicka på Lägg till.

Exempel: Månatlig tidskrift, fast datum. Markera radioknappen Dag och skriv in aktuell dag. Markera kryssrutan Alla om tidskriften kommer ut varje månad. I annat fall markerar du de aktuella månaderna.

Exempel: Månatlig tidskrift som utkommer på en fast veckodag i en fast vecka. Markera radioknappen var X:e vecka och ange vecka, du kan bara ange ett positivt tal mellan 1-5. Markera därefter kryssrutan för aktuell veckodag. Markera därefter kryssrutan Alla om tidskriften kommer ut tolv månader om året. I annat fall markerar du kryssrutorna för de aktuella månaderna.

Avsluta genom att klicka på Spara eller OK.

Efter att du skapat regelverket för tidskriftens utgivningsplan ska du generera den, vilket du gör i fliken Titel. Klicka på Generera.

Radioknappen Utgå från regelverk är markerad som förval. Det ska den vara när det gäller den första utgivningsplan du skapar för en tidskrift i periodikamodulen.

Radioknappen Utgå från föregående år kan markeras när du kopierar utgivningsplaner för nästkommande år. Det innebär att du istället för att följa regelverket följer det utgivningsmönster som det de facto blev föregående år. Detta bygger på att du har korrigerat utgivningsplanen efterhand som du ankomstregistrerat. I fältet Antal dagars justering anger du vilken förskjutning i dagar det kommande året innebär, dvs oftast en dag, förutom vid skottår då det blir två dagars förskjutning.

I fältet Första utgåva anges numreringen för årets första nummer, till exempel 2017:01 om du önskar att numreringen ska se ut så. Vill du att det ska vara utan 0 framför 1 så skriver du bara 2017:1, om tidskriften kommer ut med fler än nio nummer per år skriver den in 0 framför 1 (01) så det blir rätt i beståndsfliken, det vill säga att nummer 10 ska visas efter 9, inte efter nummer 1. Det är viktigt att du följer numreringsprincipen som du angav i fönstret Regel. Om du bara ska ange tidskriftsnummer utan årtal, ska du skriva in 01 (eller 1 om det är högst nio nummer och du vill att det ska se ut så) i fältet Första utgåva.

Ange utgivningsplanens start- och sluttidpunkt, det vill säga de datum när du tror att det första respektive det sista numret anländer. Som förinställt värde anges innevarande års första respektive sista dag. Du kan ange en utgivningsperiod som sträcker sig över ett årsskifte för volymer som byter nummer mitt under året.

Klicka på OK och därefter på Spara eller OK.

Om du redan i detta skede känner till avvikelser från utgivningsplanen, till exempel dubbelnummer, kan du göra ändringar genom att klicka på Lägg till, Ändra eller Ta bort. Dessa ändringar kan även göras vid ankomstregistreringen.

Avsluta genom att klicka på Spara eller OK.

Prenumeration

Automatiskt byte av cirkulationskategori

Prenumerationerna registreras i fliken Prenumerationer. Detta fönster består av tre delar:

- En lista över registrerade prenumerationer
- Utgivningsplanen
- Lagringsinformation


Om du ska registrera en ny prenumeration - sök fram aktuell tidskrift och gå till fliken Prenumerationer. Klicka på Lägg till.

Obligatoriska fält i detta fönster är Avdelning, Placering samt Periodstart.

Ange avdelning, placering och eventuellt avvikande lokaliseringsdata (hyllsignum, cirkulationskategori och lånetid) som ska gälla vid lokalisering.

Om du har en prenumeration där det senaste numret ska vara ej hemlån, men ska bli utlån när nästa nummer kommer så väljer du i listrutan  Nästa cirk.kat: den cirkulationskategori som tidskriften ska få när nästa nummer kommer. I listrutan Cirk.kat. regel: väljer du Senaste utgåvan ej till hemlån. Till exempel: Cirk.kategori: Ref, Nästa cirk.kat:14-dagar. Om du har en prenumeration som ska ha innevarande års tidskriftsnummer ej till hemlån, men bli till utlån när nästa års första nummer kommer så väljer du i listrutan Cirk.kat. regel: Senaste period ej till hemlån.

Välj vilket anslag  som ska belastas, om du vill ha en koppling till anslagsuppföljningen. Detta är inte obligatoriskt. Om du inte vill att något anslag ska belastas ska du välja alternativet Inget val gjort i listrutan Anslag.

Anmärkning - du kan lägga till en standardanmärkning på tidskriftsexemplaren.

Extern anm. - du kan lägga till en standardanmärkning på tidskriftsexemplaren, som ska synas i Arena/BOOK-IT PUB.

Välj eventuell hanteringstyp, till exempel bindning eller kapsling. Du kan själv lägga upp egna i grunddatafönstret Hanteringstyper.

Ange vilka nummer som är direkt tillgängliga för låntagarna i inmatningsfältet Tillgängliga nr.

Nr i magasin - ange vilka nummer som finns i magasin.

I Anmärkning, pren. kan du skriva in en anmärkning som syns fönstret Periodika | Ankomstregistrering, om du lokaliserar exemplaret.

I Anmärkning lev. kan du skriva en anmärkning som ska skrivas ut på din beställning.

Markera kryssrutan Ankomstregistrera. Det är inte en obligatorisk kryssruta men det är viktigt att du markerar den för att systemet ska "förstå" att biblioteket prenumererar på tidskriften.

Markera kryssrutan Lokalisera, om du även ska lokalisera numren för denna prenumeration.

Kryssrutan Visa externt har i dagsläget ingen funktion.

Markera radioknappen Aktiverad om det gäller en vanlig prenumeration.

Markera radioknappen Ej aktiverad om du endast lagt in en tidskriftsprenumeration för att ha till exempel under observation, eller kunna lägga in uppgifter om varför man inte prenumererar.

I fältet Periodstart anger du när prenumerationen börjar. Det datum du anger här styr bland annat ankomstregistreringen och förseningspåminnelserna, det vill säga när systemet ska börja förvänta sig leveranser. 

Det är bara för prenumerationer som du vet kommer att avslutas som du ska ange periodslut. Om du vet att biblioteket bara kommer att prenumerera under en viss tid, ange slutdatum i fältet Periodslut. Detta visas i fliken Prenumerationer genom att kolumnen Slut markeras för aktuell prenumeration, och knappen Avbeställ aktiveras. Om du skriver ut din beställning, eller skickar den via e-post, skrivs både start- och slutdatum ut. Du har även möjlighet att skriva ut eller skicka en separat avbeställning, genom att klicka på Avbeställ. (Rubrikerna på avbeställningsformuläret hämtas från Externa formulär, och texten från Leverantörer.)

Beställningsdatum blir automatiskt dagens datum vid beställningstillfället, dvs om du klickar på knappen Beställ och väljer Brev eller E-post som utskriftsmetod.

I fältet Kommentar har du möjlighet att lägga in en anmärkning.

Avsluta genom att klicka på OK.

Alla inlagda uppgifter för en viss prenumeration visas om du markerar den samt högerklickar på musen.

Om du ska registrera flera likartade prenumerationer på samma titel kan du klicka på Kopiera. Markera kopian och klicka på Ändra för att göra önskade justeringar. Klicka därefter på OK.

Avsluta genom att klicka på Spara eller OK.

För att skicka iväg beställningen till leverantören klicka på Beställ... Välj därefter om du vill skicka beställningen som brev eller e-post, genom att markera aktuell radioknapp. Klicka därefter på Skicka. OBS! Du kan endast skicka en beställning i taget via e-post. Klicka därefter på Spara eller OK. (Rubrikerna på beställningsformuläret hämtas från Externa formulär, och texten hämtas från Leverantörer.)

Om du beställer dina prenumerationer på annat sätt behöver du naturligtvis inte skicka iväg någon beställning. Däremot måste du lägga upp själva prenumerationerna, så att systemet ska kunna hålla ordning på vilka tidskrifter som hör till de olika avdelningarna.

Kopplingen till leveransadress, fakturaadress och kontaktperson görs i Orderregler.

Utgivningsplanen
Utgivningsplanen i det övre högra hörnet visar publikationsnummer och planerat datum för leverans. När det gäller nummer som levererats visas datum för ankomstregistrering. I kolumnen Ank. står det Reg. om tidskriftsnumret är ankomsregistrerat men inte lokaliserat, Lok. om numret lokaliserats, Gallr. om numret är gallrat från Expertsök eller Mängd exemplar. Observera att Gallr. kommer att gälla från och med BOOK-IT 8.0 för de exemplar som ankomstregistreras i Periodika-modulen och därefter gallras. I kolumnen Förs. är kryssrutan markerad om det skrivits ut en förseningspåminnelse. 

Knappen Detalj visar datum för de olika händelserna. Här har du möjlighet att avmarkera kryssrutan Ankomstregistrerad om till exempel en utgåva blivit felaktigt ankomstregistrerad.

Via listrutan kan du välja för vilket år du vill se uppgifter om.

Lagringsinformation
Lagringsinformationen i det nedre högra hörnet ger dig möjlighet att lägga in uppgifter om på vilket sätt tidskrifterna lagras,till exempel i boxar märkta på ett visst sätt.

Klicka på Lägg till för att kunna ange förvaringsinformation. Här kan du ange uppgifter för att specificera uppgifter om t ex kapsling. Detta är inte obligatoriskt.