Omsättning (omlån)

Instruktionsfilm (länk till Youtube, öppnas i ny flik)
För bäst skärpa bör filmen ses i högsta kvalitet (720 p) samt "Bioläge"

Omsättning görs i två steg. Först väljer man ut vilka exemplar som låntagaren önskar omsätta. Det kan göras antingen med utgångspunkt från exemplaren eller med utgångspunkt från låntagaren. Därefter öppnas fönstret Omsättningsbeslut i vilket omsättningen genomförs.

Omsätta exemplar med utgångspunkt från exemplaren

Du kan omsätta medier utan att först identifiera låntagaren. Detta görs i fönstret Omsättning. Gör så här för att komma dit:

1. Välj Cirkulation i huvudmenyn
2. Välj Omsättning...
eller
1. Klicka på knappen Cirkulation | Omsättning i verktygsfältet.
eller
1. Använd kortkommandot Ctrl + O
eller
1. Använd kortkommandot F5.


Ange exemplarets etikettnummer med scanner. Du kan också knappa in etikettnumret manuellt, men måste då avsluta inmatningen med att trycka Enter eller klicka på Lägg till i lista.

När etikettnumret är registrerat visas exemplarets huvuduppslag och etikettnummer i etikettnummerlistan. Inmatningsfältet blir markerat och du kan direkt ange nästa etikettnummer. På detta sätt skapar du en lista över de exemplar du vill omsätta.

Om du skulle ångra en inläsning av ett etikettnummer kan du markera önskad rad och klicka på Ta bort.

När du har registrerat de exemplar som ska omsättas klickar du på knappen Oms.beslut. Detta öppnar fönstret Omsättningsbeslut (se nedan), där du beslutar om och slutför omsättningen. 

Omsätta böcker med utgångspunkt från låntagaren

Du kan också omsätta böcker genom att först identifiera låntagaren och utgå från de böcker låntagaren har hemma. Omsättningen görs då i fönstret Låntagarinformation i fliken Böcker hemma. Fönstret kan nås bl a från fönstren Utlån och Återlämning, genom att du klickar på knappen Låntagare.... Om du inte har något av dessa fönster öppna kan du istället söka upp låntagaren i fönstret Sök låntagare. Gör så här för att komma dit:

1. Välj Cirkulation i menyn
2. Välj Låntagare | Sök
eller
1. Klicka på knappen Cirkulation | Sök låntagare i verktygsfältet.
eller
1. Använd kortkommandot Ctrl + F

Sök upp låntagaren (utförlig sökinstruktion finns i kapitlet Sök låntagare) och öppna fliken Böcker hemma. Du kan omsätta samtliga exemplar genom att klicka på knappen Omsätt alla.... Du kan också välja att endast omsätta vissa av exemplaren genom att först markera önskade exemplar (CTRL + Klick) och sedan klicka på Omsätt markerade.... I båda fallen öppnas fönstret Omsättningsbeslut där du slutför omsättningen.

Besluta om omsättning

I fönstret Omsättningsbeslut bestämmer du om omsättningen ska genomföras eller ej. Högst uppe till vänster i fönstret får du kortfattad information om låntagaren. Om du har kommit till fönstret Omsättningsbeslut från fönstret Omsättning, kan det hända att exemplaren härrör från fler än en låntagare. De olika låntagarna visas då på varsin rad. Beroende på vilken låntagare som är markerad som aktiv visas olika exemplar i exemplarvisningsfältet.

Om ett exemplar omlånas mer än en gång under en dag, så räknas det som endast ett omlån. Om ett exemplar blir omlånat samma dag som det lånats ut så räknas det inte som omlånat, under förutsättning att återlämningsdatum är det samma.

Om låntagaren har en signal, d v s skulder, meddelanden eller försenade medier, visas ett rött stopptecken eller gult varningstecken framför låntagarens namn. (För att få utförligare information kan du klicka på knappen Visa aktiv låntagare..., vilket öppnar fönstret Låntagarinformation för den markerade låntagaren.)

I det stora exemplarvisningsfältet får du information om huvuduppslag, befintligt förfallodatum, medietyp, ev särskild cirkulationskategori, status, föreslaget nytt förfallodatum samt antingen en bock eller en stoppsignal längst ute till höger för de olika exemplaren.

Systemet avgör om exemplaret ska kunna omsättas eller inte, utifrån de regler som angivits cirkulationsparametrarna Omsättningsstyrning och Omsättningar, max antal. Om omsättning inte ska tillåtas visas en röd stoppskylt i kolumnen Oms. Om omsättning ska tillåtas visas istället en bock. I kolumnen Status visas exemplarets status, dvs om det är försenat, om beräknad skuld finns, d v s om omsättning kommer att generera en övertidsavgift, om det är reserverat, om krav eller räkning har skickats ut, om det är ett fjärrlån eller om max antal omlån uppnåtts (enligt cirkulationsparametern Omsättningar, max antal). Här ser du även om det finns en gul eller röd signal kopplad till låntagaren.

Vid omsättning av fjärrlån är kolumnen O.f. (omsättningsförfrågan) markerad. Detta innebär att titeln kommer med vid sökning i fjärrlånemodulen på omsatta medier. Avmarkera genom att klicka på knappen Välj/välj bort o.f. om du inte önskar skicka en omsättningsförfrågan till långivande bibliotek.

Om det eller de exemplar som ska omsättas uppfyller de villkor som är angivna i cirkulationsparametern Omsättningsstyrning markeras detta med en bock i kolumnen Oms. Klicka därefter på Omsätt aktiv låntagare.

Om du trots stoppsignalen vill omsätta exemplaret markerar du raden och klickar på Välj/Välj bort.Därmed ändras stoppsignalen till en bock.

Om du inte är nöjd med det föreslagna nya förfallodatumet kan du ändra detta. Markera raden och skriv in ett nytt värde och välj tidsenhet i grupprutan Annan lånetid uppe till höger i fönstret. Klicka sedan på Verkställ annan lånetid. I spalten Annan tidp. visas nu det nya förfallodatumet.

För att verkställa omsättningen klickar du sedan på knappen Omsätt aktiv låntagare. Samtliga exemplar med bock i kanten blir då omsatta, medan exemplar med stopptecken lämnas utan åtgärd och behåller sitt gamla förfallodatum.

Följande gäller med avseende på omsättning av fjärrlån:
Om stoppmarkeringen tas bort och föreslagen tidpunkt är dagens datum eller tidigare så visas dialogruta med texten "Minst ett exemplar har inte fått nytt datum" om man inte angett Annan lånetid.Om föreslagen tidpunkt är senare än dagens datum används den föreslagna tidpunkten som förfallodatum och lånet omsätts.
Om exemplar är försett med stoppsignal görs ingen omsättning.
Observera att om fjärrlånet har öppen lånetid och du lånar om i fjärrlånemodulens statusflik genom att ändra Förfallodatum, cirk så slår detta igenom i låntagarpostens Böcker hemma-flik. 

Vid omsättning av exemplar på räkning skickas automatiskt e-brev till Ekonomiansvarig underAdresser, egna under förutsättning att e-postadress har angivits där. (Samma gäller också vid omsättning i Arena/BOOK-IT PUB.)

Låntagaren kan få ett kvitto på sina omsättningar, förutsatt att du inte redan har tryckt på Omsätt aktiv låntagare, eller stängt fönstret. Markera kryssrutan för kvittoutskrift och välj sedan eventuellt kvittotyp i listrutan. På det korta kvittot finns det uppgifter om dagens datum, låntagarid, omsatta exemplar, återlämningsdatum och antalet lån. Det långa kvittot ger dessutom information om böcker hemma, låntagarens reservationer och eventuell skuld. Klicka på Omsätt aktiv låntagare för att starta kvittoutskriften.

Grundinställningar för automatisk kvittoutskrift och kort eller långt kvitto görs i Cirkulationsställen.

Om ytterligare låntagare finns blir nästa låntagare markerad som aktiv. Den nya låntagarens exemplar visas nu i visningsfältet och du har möjlighet att kontrollera de olika exemplarens signaler och nya förfallodatum. Verkställ sedan ditt beslut genom att återigen klicka på Omsätt aktiv låntagare. När ingen låntagare återstår stängs fönstret och du kommer tillbaka till det fönster du kom från.

Observera att när en bok omsätts på en annan enhet än där den lånades ut är det lånetidsreglerna för det ursprungliga utlåningsstället som styr.

Besluta om omsättning

I fönstret Omsättningsbeslut bestämmer du om omsättningen ska genomföras eller ej. Högst uppe till vänster i fönstret får du kortfattad information om låntagaren. Om du har kommit till fönstret Omsättningsbeslut från fönstret Omsättning, kan det hända att exemplaren härrör från fler än en låntagare. De olika låntagarna visas då på varsin rad. Beroende på vilken låntagare som är markerad som aktiv visas olika exemplar i exemplarvisningsfältet.

Om ett exemplar omlånas mer än en gång under en dag, så räknas det som endast ett omlån. Om ett exemplar blir omlånat samma dag som det lånats ut så räknas det inte som omlånat, under förutsättning att återlämningsdatum är det samma.

Om låntagaren har en signal, d v s skulder, meddelanden eller försenade medier, visas ett rött stopptecken eller gult varningstecken framför låntagarens namn. (För att få utförligare information kan du klicka på knappen Visa aktiv låntagare..., vilket öppnar fönstret Låntagarinformation för den markerade låntagaren.)

I det stora exemplarvisningsfältet får du information om huvuduppslag, befintligt förfallodatum, medietyp, ev särskild cirkulationskategori, status, föreslaget nytt förfallodatum samt antingen en bock eller en stoppsignal längst ute till höger för de olika exemplaren.

Systemet avgör om exemplaret ska kunna omsättas eller inte, utifrån de regler som angivits cirkulationsparametrarna Omsättningsstyrning och Omsättningar, max antal. Om omsättning inte ska tillåtas visas en röd stoppskylt i kolumnen Oms. Om omsättning ska tillåtas visas istället en bock. I kolumnen Status visas exemplarets status, dvs om det är försenat, om beräknad skuld finns, d v s om omsättning kommer att generera en övertidsavgift, om det är reserverat, om krav eller räkning har skickats ut, om det är ett fjärrlån eller om max antal omlån uppnåtts (enligt cirkulationsparametern Omsättningar, max antal). Här ser du även om det finns en gul eller röd signal kopplad till låntagaren.

Vid omsättning av fjärrlån är kolumnen O.f. (omsättningsförfrågan) markerad. Detta innebär att titeln kommer med vid sökning i fjärrlånemodulen på omsatta medier. Avmarkera genom att klicka på knappen Välj/välj bort o.f. om du inte önskar skicka en omsättningsförfrågan till långivande bibliotek.

Om det eller de exemplar som ska omsättas uppfyller de villkor som är angivna i cirkulationsparametern Omsättningsstyrning markeras detta med en bock i kolumnen Oms. Klicka därefter på Omsätt aktiv låntagare.

Om du trots stoppsignalen vill omsätta exemplaret markerar du raden och klickar på Välj/Välj bort.Därmed ändras stoppsignalen till en bock.

Om du inte är nöjd med det föreslagna nya förfallodatumet kan du ändra detta. Markera raden och skriv in ett nytt värde och välj tidsenhet i grupprutan Annan lånetid uppe till höger i fönstret. Klicka sedan på Verkställ annan lånetid. I spalten Annan tidp. visas nu det nya förfallodatumet.

För att verkställa omsättningen klickar du sedan på knappen Omsätt aktiv låntagare. Samtliga exemplar med bock i kanten blir då omsatta, medan exemplar med stopptecken lämnas utan åtgärd och behåller sitt gamla förfallodatum.

Följande gäller med avseende på omsättning av fjärrlån:
Om stoppmarkeringen tas bort och föreslagen tidpunkt är dagens datum eller tidigare så visas dialogruta med texten "Minst ett exemplar har inte fått nytt datum" om man inte angett Annan lånetid.Om föreslagen tidpunkt är senare än dagens datum används den föreslagna tidpunkten som förfallodatum och lånet omsätts.
Om exemplar är försett med stoppsignal görs ingen omsättning.
Observera att om fjärrlånet har öppen lånetid och du lånar om i fjärrlånemodulens statusflik genom att ändra Förfallodatum, cirk så slår detta igenom i låntagarpostens Böcker hemma-flik. 

Vid omsättning av exemplar på räkning skickas automatiskt e-brev till Ekonomiansvarig underAdresser, egna under förutsättning att e-postadress har angivits där. (Samma gäller också vid omsättning i Arena/BOOK-IT PUB.)

Låntagaren kan få ett kvitto på sina omsättningar, förutsatt att du inte redan har tryckt på Omsätt aktiv låntagare, eller stängt fönstret. Markera kryssrutan för kvittoutskrift och välj sedan eventuellt kvittotyp i listrutan. På det korta kvittot finns det uppgifter om dagens datum, låntagarid, omsatta exemplar, återlämningsdatum och antalet lån. Det långa kvittot ger dessutom information om böcker hemma, låntagarens reservationer och eventuell skuld. Klicka på Omsätt aktiv låntagare för att starta kvittoutskriften.

Grundinställningar för automatisk kvittoutskrift och kort eller långt kvitto görs i Cirkulationsställen.

Om ytterligare låntagare finns blir nästa låntagare markerad som aktiv. Den nya låntagarens exemplar visas nu i visningsfältet och du har möjlighet att kontrollera de olika exemplarens signaler och nya förfallodatum. Verkställ sedan ditt beslut genom att återigen klicka på Omsätt aktiv låntagare. När ingen låntagare återstår stängs fönstret och du kommer tillbaka till det fönster du kom från.

Observera att när en bok omsätts på en annan enhet än där den lånades ut är det lånetidsreglerna för det ursprungliga utlåningsstället som styr.