Skapa låntagare

Instruktionsfilm (länk till Youtube, öppnas i ny flik)
För bäst skärpa bör filmen ses i högsta kvalitet (720 p) samt "Bioläge"

Skapa låntagare
Rutin för skapande av skyddad identitet
Skapa låntagarkonto för ny låntagare
Skapa låntagarkonto för befintlig låntagare
Självregistrering

 

Skapa låntagare

Innan en ny låntagare kan låna och reservera böcker måste han eller hon registreras i systemet. Det görs i fönstret Låntagare - Skapa. Gör så här för att komma dit:

1. Välj Cirkulation i huvudmenyn
2. Välj Låntagare
3. Välj Skapa...
eller
1. Klicka på knappen Låntagare Skapa i verktygsfältet
            eller
1. Använd kortkommandot Ctrl + N

Detta fönster används för att påbörja registreringen av låntagaren. Fyll i de fält du anser vara relevanta för registreringen. Personnummer skrivs in i formen ÅÅMMDDNNNN och födelsedatum skrivs in i formen ÅÅÅÅMMDD eller ÅÅÅÅ-MM-DD.
När du står i listrutan för Kön kan du genom att skriva m eller o välja Man eller Odefinierad istället för Kvinna som är förvalt. Pinkod skrivs in med fyra siffror.

Avmarkera kryssrutan SPAR-uppdatering om du inte vill att låntagarinformationen ska uppdatera via adressregister. (SPAR=Statens person- och adressregister som biblioteket kan ha ett avtal med. Alternativt kan Skatteverkets adresstjänst Navet användas. Om tilläggsmodulen Navet är öppnad visas kryssruta för Navet-uppdateringar istället för SPAR i fönstren Skapa låntagare och i grunddatafönstret Organisationsstrukturer.)

Om du i stället vill använda annan låntagarimport från till exempel elevregister, så bockar du i rutan för Låntagarimport.
Läs mer i funktionsbeskrivningen Import låntagare.

Om du vill hämta information från SPAR till ditt låntagarregister (tilläggsmodul) måste du skriva in minst ett tecken i både förnamns- och efternamnsfälten, samt personnumret. Tecknen försvinner och ersätts av namnuppgifterna från SPAR.

Du har möjlighet att ange organisationsnummer i fältet för personnummer. I listrutan för kön blir valet automatiskt Odefinerad, samt ev markering för SPAR-uppdatering tas bort.

För att ange att låntagaren tillhör en viss organisation (till exempel ett daghem eller en skola) väljer du detta i listrutan Organisation, här visas alla förekomster i grunddatafönstret Låntagarorganisation. Skriv de första bokstäverna i namnet så kommer du till rätt del av listan.
Om du inte hittar den sökta organisationen är den troligen inte registrerad i systemet. Då måste du eller någon med behörighet till Grunddata | Cirkulation | Låntagarorganisationer lägga in organisationen där.

Fältet för låntagarorganisation används som ett sätt att söka upp låntagaren. Du kan även använda fältet för sökning i Mängd låntagare. Ett konto kan inte skapas om du bara fyller i fältet Låntagarorganisation, utan det måste även finnas information i fälten för förnamn och efternamn. Fältet Låntagarorganisation finns inte med på utskrifter.

Välj i listrutan Språk det språk som ska användas för meddelanden, till exempel reservationsmeddelanden och krav, från biblioteket till låntagaren. Endast svenska och engelska finns som fullständiga alternativ.

När du har registrerat de uppgifter du tycker är relevanta i fönstret Låntagare - Skapa trycker du OK. Nu görs en kontroll om denna låntagare eller en annan låntagare med samma uppgifter finns registrerad sedan tidigare, och om så skulle vara fallet visas dessa i fönstret Träfflista. Läs mer om det i avsnitt 3 i detta kapitel.

Om ditt bibliotek använder sig av SPAR Online får du upp en dialogruta med en fråga om information skall hämtas från SPAR . Om du svarar Ja kommer fullständig adress att hämtas från SPAR:s adressregister utifrån låntagarens personnummer. Adressen kommer att lägga sig på rätt ställe i fönstret  Skapa låntagarkonto. Om du har skrivit in namn på låntagaren kommer detta att skrivas över med uppgifterna från SPAR. Eftersom för- och efternamnsfälten är obligatoriska måste de innehålla minst ett tecken för attbknappen OK ska tändas.

Om låntagaren inte skulle finnas i SPAR:s register svarar BOOK-IT att sökningen inte gav någon träff. Låntagaren kan ha en skyddad adress  eller vara avregistrerad i SPAR. Du får då skriva in låntagarens adress manuellt.

För att biblioteket ska kunna använda sig av SPAR Online måste denna funktion tillåtas i systemparametern SPAR_ONLINE. Användarnamn och lösenord för SPAR skrivs in in systemparametrarna SPAR_ONLINE_USER respektive SPAR_ONLINE_PASSWD. Dessutom ska en certifikatfil med namnet thawt.pem ligga i katalogen /bookit/prod/data/spool/spar/cert på BOOK-IT-servern. Dessa uppgifter fås av SPAR.

Om låntagaren inte har något personnummer måste du först avmarkera kryssrutan SPAR-uppdatering innan du klickar på OK.

Om låntagaren inte finns registrerad sedan tidigare öppnas fönstret Skapa låntagarkonto.
Läs mer om det i avsnitt 2 i detta kapitel.

Rutin för hantering av låntagare med skyddad identitet i BOOK-IT

För att inte riskera att låntagare med skyddad identitet får bekymmer på grund av att de registrerar sig som låntagare är det viktigt att biblioteket har formulerade och kommunicerade rutiner för hur dessa låntagares uppgifter ska hanteras.

Ett sätt att hantera detta kan vara följande:

  • Låntagaren registreras med personnummer men inga övriga personliga uppgifter som namn och adress registreras
  •  I efternamnsfältet anger man "Personuppgift skyddad"
  • Som bostadsadress anger man lämpligen "Åter avsändaren" så kommer eventuella påminnelser och andra pappersutskick i retur
  • Om man har SPAR kommer låntagaren att få sparkod 76, "Personuppgifterna har sekretesskyddats". Inga namn eller adressuppgifter kommer att registreras
  • Om låntagaren har en e-postadress så ökar möjligheterna till direkt kommunikation till låntagaren
  • Om låntagaren saknar e-postadress finns möjlighet att skatteverket kan vidarebefordra till exempel räkningar till låntagaren genom att man skickar breven till skatteverket med uppgift om vilket personnummer det gäller.
     

Skapa låntagarkonto för ny låntagare

Fönstret Skapa låntagarkonto används för att registrera grundläggande information om låntagaren.

Om du vill ha förvalda standardförslag för de olika fälten skapar du dessa i grunddatafönstret Organisationsstrukturer. Ett exempel är om du vill att personnummer per automatik blir ett lånekortsnummer så ska detta markeras i Organisationsstrukturer på konto-organisationsnivå.

Läs eller knappa in ett lånekortsnummer, och ange eventuellt en giltighetstid för lånekortet. I BOOK-IT är dock inte lånekort obligatoriskt, utan en låntagare kan ha ett låntagarkonto utan lånekort. Om Personnummer som lånekort är förinställt så blir det automatiskt ett nummer. Om du önskar läsa in nummer på ett lånekort också så gör du det i fältet Lånekort.

Välj eventuell låntagargrupp. Detta innebär att du kan använda dig av låntagargrupper när du skapar statistikprofiler, och att du kan söka på låntagargrupper i Mängd låntagare. Ett användningsområde kan till exempel vara att indela Boken kommer-låntagare i olika låntagargrupper, beroende på vilken dag i veckan de får sina leveranser.
Låntagargrupper läggs in i grunddatafönstret Låntagargrupper.

Välj Låntagarkategori i listrutan, och ange eventuellt en giltighetstid för kontot.

Skriv in ett telefonnummer i fältet Telefonnummer. Telefonnumret kan skrivas både med och utan mellanslag, inled med riktnumret. Om det är ett mobilnummer kan du markera om det ska aktiveras för sms (sms-meddelanden är en tilläggsfunktion i BOOK-IT). Det telefonnummer du lägger in här är det som skrivs ut på reservationslappar och reservationskvitton. Det kommer att ligga överst i fältet Telefonnummer i i fliken Adressuppgifter i fönstret Låntagarinformation.

Skriv in en eventuell e-postadress. E-postadressen måste vara aktiv om du ska kunna skicka reservationsmeddelanden, krav och övertidsvarningar via e-post till låntagaren ifråga.

Välj en adressplats, och skriv in adressen i fälten Gatuadress, Postnummer och Ort. Välj aktuellt land i listrutan med samma namn. För att kunna knyta en låntagare till ett land måste det finnas upplagt under Grunddatafönstret Länder. Fältet Adresstillägg används för tillägg före gatuadressen, till exempel c/o.

Välj eventuell enhet/skola och klass om låntagaren är elev/lärare och ska knytas till en särskild skola och klass. Dessa uppgifter skrivs ut på reservationskvitto, reservationslapp och påminnelser under förutsättning att du har angivit det i respektive Meddelandemall. I fönstret Sök låntagare kan du filtrera på dessa begrepp för att söka fram elever/lärare i en särskild skola och klass. Även i funktionen Mängd låntagare kan du söka på begreppen för att sedan eventuellt uppdatera i mängd när eleverna ska flyttas upp en klass vid höstterminens början. Du kan också uppdatera uppgifter om elever/lärare genom att importera dessa uppgifter från ett externt elevregister, läs mer i funktionsbeskrivningen Import låntagare.

I funktionen Mängd låntagare kan du använda dig av fälten Extra 1 och Extra 2 för att söka fram låntagare, de kan också användas i statistikprofiler. Innehållet i dessa fält definierar du själv i grunddatafönstren Låntagare - Extra1 resp. Extra2.

Om du vill registrera ytterligare uppgifter om låntagaren, till exempel fler telefonnummer eller adresser trycker du OK - Låntagare, vilket öppnar fönstret Låntagarinformation.

Om du istället direkt vill låna ut en bok till låntagaren väljer du knappen OK- Utlån, vilket öppnar fönstret Utlån | Låntagare.

Skapa låntagarkonto för befintlig låntagare

I fönstret Träfflista visas de låntagare som överensstämmer med de uppgifter du registrerade i fönstret Låntagare | Skapa.

(Om den låntagare du vill registrera saknas i träfflistan kan du skapa en ny låntagare genom att klicka på Skapa ny.... Då skapas en ny låntagare och fönstret Skapa låntagarkonto (för ny låntagare) visas. Läs mer i avsnitt 2 i detta kapitel.)

De låntagare som är registrerade inom din kontoorganisation har en bock i kanten i spalten K. Dessa låntagare är redan "godkända" på ditt bibliotek, och behöver troligen ingen ytterligare registrering. Om du markerar en sådan låntagare och trycker Välj... öppnas fönstret Låntagarinformation där du kan kontrollera att de inskrivna uppgifterna stämmer och göra ändringar och tillägg om du så vill.

En låntagare som saknar markering i spalten K är inskriven på en annan kontoorganisation i systemet, och måste godkännas även på din kontoorganisation innan utlån eller reservationer kan göras. Om du markerar en sådan låntagare och trycker Välj... öppnas fönstret Skapa låntagarkonto (för befintlig låntagare).

Eftersom låntagaren redan finns registrerad, kan du överta de befintliga adress- och personuppgifterna, och endast lägga till de uppgifter som ska gälla på just din kontoorganisation.

Välj eventuell låntagargrupp.
Välj önskad låntagarkategori.
Skriv in en eventuell särskild giltighetstid för låntagarkontot i fältet Giltigt t. o. m i formen ÅÅÅÅ-MM-DD eller ÅÅÅÅMMDD, eller lämna fältet tomt.

Om låntagaren ska ha ett nytt lånekort kan du läsa in det i fältet Nytt lånekort, men om låntagaren istället ska använda ett lånekort som redan är registrerat på denna andra kontoorganisationen väljer du det i listrutan Lånekort. Om du vill kan du ange en särskild giltighetstid för kortet, i annat fall lämnar du fältet Giltigt t. o. m tomt.

Välj eventuell e-postadress och aktiv adress i de följande listrutorna. Välj eventuell enhet/skola och klass. Klicka OK för att spara dina inmatningar eller tryck OK - Låntagare... för att öppna fönstret Låntagarinformation om du till exempel vill skriva in ytterligare adresser eller telefonnummer.

Självregistrering

I Arena/BOOK-IT PUB finns formulär för Skaffa lånekort, där låntagare som inte är registrerade på biblioteket själv kan skriva in sina uppgifter, för att senare hämta ut lånekortet. Sök upp låntagaren med hjälp av namn eller personnnummer. Kontrollera att uppgifterna i listrutorna är korrekta, till exempel låntagarkategori. (De förvalda alternativen hämtas från Organisationsstrukturer. Observera att en Adressplats måste vara vald för den enhet som Arena/BOOK-IT PUB-användaren är kopplad till för att det överhuvudtaget ska gå att anmäla sig via formuläret Skaffa lånekort ).
Läs in ett lånekort, och klicka därefter på OK eller OK - Låntagare om du vill korrigera eller lägga till något.
Läs mer i funktionsbeskrivningen Skaffa lånekort.