Utlån

Instruktionsfilm (länk till Youtube, öppnas i ny flik)
För bäst skärpa bör filmen ses i högsta kvalitet (720 p) samt "Bioläge"

Utlån - Sök låntagare 
Träfflistan 
Utlån - Skapa låntagarkonto (för befintlig låntagare) 
Låna ut
 

 

 


 

Utlån - Sök låntagare

Instruktionsfilm (länk till Youtube, öppnas i ny flik)
För bäst skärpa bör filmen ses i högsta kvalitet (720 p) samt "Bioläge"

Vid utlån börjar du med att söka fram låntagaren i BOOK-IT.. Använd ett av följande fyra sätt att ta fram sökfönstret:

1. Välj Cirkulation och Utlån i huvudmenyn
2. Klicka på Cirkulation Utlån i verktygsraden
3. Använd kortkommandot Ctrl+U
4. Använd funktionstangenten F3

I fönstret Cirkulation - Utlån, som nu öppnats, finner du tio inmatningsfält och två listrutor med hjälp av vilka du på olika sätt kan söka fram låntagaren.

Du har möjlighet att göra vissa kombinationssökningar genom att använda flera fält. Vilka fält du kan kombinera ser du när du börjar skriva i ett fält, då de fält som inte går att kombinera med det fält du skriver i gråmarkeras.

Om endast en låntagare uppfyller sökvillkoren öppnas fönstret Utlån - Låntagare direkt. Om flera låntagare uppfyller sökvillkoren visas istället fönstret Träfflista.

För att söka en låntagare kan du välja ett av följande sätt:

I fältet Lånekort läser du med scanner  numret på lånekortet. Du kan också knappa in numret och klicka på Sök... Detta fält kan inte kombineras med de andra fälten i fönstret.

I fältet Låntagarid skriver du in låntagarid, vilket är ett unikt nummer som varje låntagare tilldelas automatiskt av BOOK-IT vid det tillfälle när låntagaren skrivs in vid biblioteket. Till ett låntagarid kan flera lånekortsnummer vara kopplade, och BOOK-IT gör ingen skillnad på vilka kort som använts vid olika lånetillfällen.  Låntagarid presenteras på olika typer av utskrifter, t ex kvitton och krav.

Fältet Fritext kan du använda för sökning på för- eller efternamn, låntagarorganisation, födelsedatum, telefonnummer, adress samt kombinationer av dessa. Du kan skriva in flera olika sökord på denna rad, exempelvis ett förnamn och ett efternamn åtskilda av mellanslag. Både höger- och vänstertrunkering är tillåten i fritextfältet. För sökning på dubbla efternamn kan sökning t.ex. göras med vänstertrunkering, om namnet är Johansson Lindh kan du få träff på låntagaren genom att skriva *lindh. Det är också möjligt att maskera tecken i mitten, tex. Faro*asl.
Telefonnummer skrivs in i en följd utan streck eller mellanslag mellan riktnummer och telefonnummer.
För adressökning gäller följande: gatuadress trunkeras (Storg*), postnummer och ort går att söka på separat, med eller utan trunkering och postnummer ska skrivas utan mellanslag.
När du har skrivit in de sökord du önskar klickar du på Sök...

I fältet Personnummer skriver du in personnumret i formen ÅÅMMDDNNNN eller ÅÅMMDD-NNNN och klickar på Sök.... Detta fält kan inte kombineras med de andra fälten i fönstret.

I fälten FödelsedatumFörnamnEfternamn och Låntagarorganisation kan du göra kombinationssökningar genom att skriva i ett eller flera fält. När du har fyllt i ett eller flera av dessa fält klickar du på Sök...

I fältet Födelsedatum skriver du in födelsedatum i formen ÅÅÅÅMMDD.

I fältet Förnamn skriver du in ett eller flera förnamn. Låntagarens samtliga förnamn är sökbara.

I fältet Efternamn skriver du in låntagarens efternamn. Har låntagaren flera efternamn med eller utan bindestreck måste du skriva in båda namnen eller trunkera efter valfritt antal tecken. Det går inte att vänstertrunkera.

Du har möjlighet att, när du skriver i fälten Förnamn och Efternamn, högertrunkera efter ett eller flera tecken. Informationen hämtas från låntagarregistret vilket innebär att namn måste skrivas exakt som det ursprungligen är inskrivet. Om ett namn innehåller diakriter, t ex Helén, måste diakriten skrivas ut (till skillnad från sökning i Expertsök). Du kan använda trunkering (i detta fall hel*) om du är osäker på vilken information som finns i låntagarregistret. Det går inte att maskera enskilda tecken. Det har ingen betydelse om du använder versaler eller gemener när du skriver i sökfältet.

I fältet E-postadress skriver du in hela epostadressen, eller början på adressen med högertrunkering *.

I fältet Telefonnummer skriver du in telefonnummer inklusive riktnummer i en följd, utan streck elleer mellanslag. Endast högertrunkering är tillåten. Sök i fältet Fritext om du vill vänstertrunkera.

Listrutan Låntagarorganisation använder du om du vill söka på en låntagarorganisation.

Listrutorna för Låntagarkategori och Låntagargrupp kan användas tillsammans men går inte att kombinera med andra sökkriterier.

Knappen Senaste öppnar Utlån för den senaste låntagaren som sökts upp. 

För att rensa fönstret klickar du på funktionstangenten F7 eller på knappen Rensa.

 

 

Träfflistan 

Får du fler än en träff när du söker låntagare visas fönstret Träfflista. Träffllistan visas när du söker låntagare och när du skapar låntagare.

I träfflistan får du uppgift om antal träffar, samt information om efternamn, förnamn, organisation, låntagarkategori, låntagargrupp, personnummer, gatuadress, postnummer och ort för varje låntagare. Längst till höger i fönstret finns spalten K där en markering (i form av en bock) visar om låntagaren tillhör din kontoorganisation.

Du har möjlighet att ändra kolumnordningen och ta bort irrelevanta kolumner genom att klicka på funktionstangenten F9. Läs mera under Guide.

Välj önskad låntagare genom att markera raden och klicka på Välj....

Om låntagaren tillhör din kontoorganisation öppnas fönstret Utlån - Låntagare. Om den valda låntagaren inte tillhör din låntagarorganisation (=saknar bock i kanten) visas istället fönstret Skapa låntagarkonto.

 

Utlån - Skapa låntagarkonto (befintlig låntagare)


När låntagaren redan finns registrerad på någon annan kontoorganisation än din egen, kan du överta de befintliga adress- och personuppgifterna. Detta måste göras för att utlån ska kunna ske. Fönstret Skapa låntagarkonto använder du för att lägga till de uppgifter som ska gälla på just din kontoorganisation.

Välj ev låntagargrupp (ej obligatoriskt). Välj önskad låntagarkategori. Skriv in ev  giltighetstid för låntagarkontot i fältet Giltigt t. o. m i formen ÅÅÅÅ-MM-DD eller ÅÅÅÅMMDD, eller lämna fältet tomt. Om låntagaren ska få ett nytt lånekort ska du läsa in det i fältet Nytt kort. Om låntagaren istället ska använda det lånekort som redan är registrerat på den andra kontoorganisationen väljer du det i listrutan Lånekort. Om du vill kan du ange giltighetstid för kortet, i annat fall lämnar du fältet Giltigt t.o.m tomt.

Välj eventuell e-postadress och aktiv adress i de följande listrutorna, och tryck sedan OK för att öppna fönstret Utlån - Låntagare. Om du klickar på knappen OK - Låntagare kan du fortsätta att redigera låntagarposten.

Samma PIN-kod används på båda kontoorganisationerna och samma låntagarid används på båda kontoorganisationerna när låntagarinformation skapats på detta sätt.


 

Låna ut 

Instruktionsfilm (länk till Youtube, öppnas i ny flik)
För bäst skärpa bör filmen ses i högsta kvalitet (720 p) samt "Bioläge"

När du har sökt och funnit önskad låntagare kommer du till fönstret Utlån - Låntagare. I den övre delen av fönstret, grupprutan Låntagarinformation kan du se antal pågående och förfallna lån, senaste lånedatum, ev skuldbelopp, låntagarkategori, ev låntagargrupp, åldersgrupp samt låntagarid. (Om du vill att en åldersgrupp ska skrivas ut med röd text i utlånsfönstret ska du markera kryssrutan Visa varning i grunddatafönstret Åldersgrupper.) Om pinkod saknas visas detta med röd text. Om det finns ett meddelande på låntagaren ( i fliken Signaler) så visas texten Meddelande finns i rött.
I den nedre delen av fönstret, grupprutan Transaktioner, registrerar du utlånet.

Trafikljuset längst upp till vänster i fönstret kan signalera rött, gult eller grönt. Gul signal kan t ex innebära att låntagaren har ett meddelande inlagt, eller att krav har skickats ut. Röd signal kan t ex innebära att låntagaren har en skuld som överstiger ett visst belopp eller att räkning har skickats ut. Vad signalnivåerna exakt ska betyda bestäms av respektive bibliotek i cirkulationsparametrarna Signaler, avgiftsgräns för gul/röd signal, Signaler, kravsteg samt Stoppstyrning vid röd signal.

Vid gul eller röd signal kanske du före utlånet vill titta närmare på låntagarinformationen genom att klicka på Låntagare...  Då visas fönstret Låntagarinformation med fliken Signaler öppen. (Om ingen signal finns kommer du till fliken Böcker hemma.) När du har tittat på och eventuellt åtgärdat någon av signalerna återgår du till utlåningsfönstret genom att klicka OK. Det går inte att öppna  ytterligare ett utlåningsfönster genom att klicka på Utlån... , utan du måste stänga låntagarinformationen för att komma tillbaka till fönstret Utlån igen.

Varken gul eller röd signal hindrar i praktiken utlån i personaldelen, utan varje bibliotek skapar sin egen policy om när utlån ska få ske. Det är alltså helt upp till personalen att godkänna utlån eller inte. Om Cirkulationsparametern Stoppstyrning vid röd signal är aktiverad så visas en varning om att låntagaren har röd signal (i Arena och BOOK-IT PUB stoppas låntagaren).

Gör så här för att låna ut böcker:

1. Läs in exemplarets etikett i fältet Etikettnr med scanner.
eller
1. Knappa in etikettnumret manuellt.
2. Klicka på Låna eller tryck Retur.

För varje inläst exemplar får du en bekräftelse i form av en rad som visar huvuduppslag, förfallodatum och etikettnummer.

Om ett exemplar har flera etiketter spelar det ingen roll vilken av etiketterna som avläses, förutsatt att samtliga etiketter sedan tidigare är registrerade i databasen. Du kan kontrollera vilka etiketter som är kopplade till exemplaret i Katalog - Exemplarinformation och Katalog - Etikettunderhåll.

Om exemplaret redan är utlånat till en annan låntagare, sker en automatisk återlämning i bakgrunden innan utlånet genomförs. Om exemplaret redan är utlånat till samma låntagare får du istället en fråga om exemplaret ska omsättas.

Avvikande återlämningsdatum
Om du vill ange en annan lånetid på ett eller flera exemplar skriver du före utlånet in önskat värde i fältet Annan lånetid och väljer önskad tidsenhet i listrutan Tidsenhet.

Exempel:
Skriv in en siffra, t ex 8 i fältet Annan lånetid och välj tidsenhet Dagar för att låna ut exemplaret 8 dagar.

Skriv in en siffra, t ex 4 i fältet Annan lånetid och välj tidsenhet Timmar för att låna ut exemplaret 4 timmar.

Skriv in datum i formen ÅÅÅÅ-MM-DD eller ÅÅÅÅMMDD i fältet Annan lånetid och välj tidsenhet Datum för att låna ut exemplaret till detta datum.

Skriv in klockslag i formen TT:MM i fältet Annan lånetid och välj tidsenhet Tidpunkt för att låna ut exemplaret till detta klockslag.

Om du på detta sätt har angivit en annan lånetid kommer den att gälla samtliga exemplar som sedan lånas ut till aktuell låntagare, tills du nollställer funktionen genom att radera innehållet i fältet Annan lånetid. Fältet är gulfärgat så länge det innehåller information.

Alla alternativen i listrutan Tidsenhet följer reglerna för förfallodatum som angivits i fönstret Kalender. Detta innebär t ex att om du väljer Datum som tidsenhet och anger ett datum som inte är förfallodatum enligt kalendern så väljer systemet  första tillåtna förfallodatum som infaller efter det datum du angett.

Öppen lånetid
Det är möjligt att tillämpa öppen lånetid.  Då visas förfallodatum inom parentes i fönstret Utlån och på kvitton, samt bl.a. i låntagarainformationens Böcker hemma-flik och i Expertsök i både beståndsfliken och exemplarinformationen. Observera att såväl krav som övertidsavgifter fungerar enligt normallånetiden, så synkronisering med aktuella parametrar krävs. (Läs mer om Öppen lånetid i funktionsbeskrivningen.)

Kvittoutskrift
Låntagaren kan få ett kvitto på sina utlån, förutsatt att du inte redan har stängt fönstret. Kontrollera att kryssrutan för kvittoutskrift är markerad, och välj sedan ev kvittotyp i listrutan. På det korta kvittot finns det uppgifter om dagens datum, låntagarid., utlånade exemplar, återlämningsdatum och antal lån. Det långa kvittot ger dessutom information om böcker hemma, låntagarens reservationer och eventuell skuld.
Bibliotekets egen text på kvittona skriver du in i Meddelandetexter.

När du har registrerat de utlånade exemplaren trycker du på Avsluta, vilket startar kvittoutskriften.

Du kan skriva ut ett långt kvitto utan att ha genomfört ett utlån. Sök upp låntagaren i Utlån, välj Kvittotyp Långt kvitto och klicka på Avsluta .

Grundinställningar för automatisk kvittoutskrift och kort eller långt kvitto görs i grunddatafönstret Cirkulationsställen.

Tillfälliga exemplar
I vissa fall kan exemplaret som du försöker låna ut vara okänt av systemet. Det finns alltså inte i databasen och för att utlån ska kunna ske måste ett tillfälligt exemplar skapas. När du försöker låna ut ett sådant exemplar får du en fråga om du vill skapa en tillfällig katalogpost och ett tillfälligt exemplar.

Om exemplaret har en informationsbärande insidesetikett (BTJ-etikett), och katalogposten sedan tidigare finns i systemet, hämtas huvuduppslag från databasen och ett tillfälligt exemplar skapas automatiskt när du svarar ja på frågan.

Om exemplaret saknar informationsbärande etikett (BTJ-etikett), eller har en informationsbärande etikett men det inte finns katalogpost i basen, öppnas istället dialogrutan Skapa tillfälligt exemplar, där du själv skriver in exemplarets titel och eventuell författare. Du har också möjlighet att välja objekttyp i listrutan (för statistikens skull). Det är endast fältet för titel som är obligatoriskt, dvs måste fyllas i för att du ska kunna klicka OK.
Det är viktigt att ta bort tillfälligt skapade exemplar för t ex talboksdepositioner innan de återsänds till det långivande biblioteket. Tillfälliga exemplar kan sökas fram i Mängd exemplar.

Lånehistorik
Uppgifter om lån som gjorts av låntagare som tillhör någon av låntagarkategorierna Boken kommer och Talbokslåntagare får sparas även utan ett aktivt medgivande från låntagaren. För dessa låntagare visas ett meddelande om låntagaren lånat boken tidigare och en fråga om boken ändå ska lånas ut. Detta förutsätter att du angivit att du vill ha lånehistorik, vilket görs i Låntagarkategorier. (Du kan inte få lånehistorik på poster som är borttagna ur databasen, vilket kan gälla t ex fjärrlån och tillfälligt skapade exemplar. ) Den samlade lånehistoriken för en låntagare som tillhör någon av ovannämnda låntagarkategorier når du i fliken Böcker hemma i låntagarinformationen, genom att klicka på Visa lånehistorik.

Ej hemlån
Om du försöker låna ut en referensbok får du ett meddelande om att exemplaret inte är till utlån, och en fråga om du vill låna ut exemplaret ändå. Du styr vad som ska kunna lånas resp. inte lånas ut genom cirkulationsparametern Utlåningsstyrning. Om du kör över regeln och vill låna ut ändå, sätts lånetiden efter vad som angetts i cirkulationsparametern Lånetid.

Exemplar som tillhör en annan enhet
Du kan låna ut andra enheters exemplar, så länge de tillhör din kontoorganisation. Det är det utlånande bibliotekets regler som då följs - inte det ägande bibliotekets. Du får inget meddelande om att exemplaret tillhör en annan enhet vid utlån, däremot vid återlämning. Du kan inte låna ut exemplar som tillhör en enhet i en annan kontoorganisation.

Kopior
Knappen Kopior används för att registrera statistik över utlämnade kopior. (I grunddatafönstret Cirkulationsställen anges om knappen ska visas. ) När du klickar på Kopior öppnas fönstret Registrera kopior. Här anger du ObjektkodSpråk samt Kopietyp. (Kopietyperna hämtas från grunddatafönstret Kopietyper och defaultinställningen görs i fönstret Cirkulationsställen.) Genom att klicka på knappen OK görs en statistikregistrering, medan om du istället klickar på Stäng så stängs fönstret utan att statistikregistrering sker.